Bezpieczeństwo dokumentów

1. Kontrola dostępu do dokumentów

Dokumenty trafiają wyłącznie do właściwych osób

1

Kontrola dostępu do dokumentów

Dokumenty trafiają wyłącznie do właściwych osób

Współczesne organizacje każdego dnia przetwarzają dokumenty zawierające dane klientów, pracowników, informacje finansowe, dokumentację projektową czy dane osobowe. Jednocześnie coraz więcej informacji jest drukowanych, kopiowanych i skanowanych na urządzeniach dostępnych dla wielu użytkowników.

Brak odpowiednich zabezpieczeń może prowadzić do sytuacji, w której dokumenty pozostają bez nadzoru na odbiorniku urządzenia lub trafiają do niewłaściwych osób.

Pomagamy wdrażać rozwiązania umożliwiające bezpieczny wydruk podążający, autoryzację użytkowników oraz kontrolowane procesy skanowania dokumentów. Dzięki temu dokument trafia do właściwej osoby dopiero po jej uwierzytelnieniu, a skany są automatycznie kierowane do odpowiednich folderów, skrzynek pocztowych lub systemów obiegu dokumentów.

Korzyści

  • większe bezpieczeństwo dokumentów,
  • ograniczenie ryzyka wycieku danych,
  • kontrola dostępu do informacji,
  • zgodność z wymaganiami RODO,
  • mniej błędów związanych z obiegiem dokumentów,
  • wygodniejsza praca użytkowników.

Co możemy wdrożyć

  • MyQ,
  • PaperCut,
  • logowanie kartami,
  • logowanie PIN-em,
  • wydruk podążający,
  • bezpieczne skanowanie,
  • integrację z Microsoft 365 i Active Directory.
2

Kontrola użytkowników i kosztów druku

Wiesz kto drukuje, ile drukuje i ile to kosztuje

W wielu organizacjach koszty związane z drukiem pozostają niewidoczne. Trudno określić, które działy generują największe wydatki, ilu użytkowników korzysta z urządzeń oraz jakie są rzeczywiste koszty obsługi dokumentów.

System zarządzania drukiem pozwala przypisywać wydruki, kopie i skany do konkretnych użytkowników, działów, projektów lub lokalizacji. Dzięki temu organizacja otrzymuje pełny obraz wykorzystania urządzeń i może świadomie zarządzać kosztami.

Korzyści

  • pełna kontrola kosztów,
  • raporty i statystyki wykorzystania urządzeń,
  • możliwość rozliczania działów i projektów,
  • ograniczenie zbędnych wydruków,
  • lepsze planowanie budżetu,
  • większa odpowiedzialność użytkowników.

Zagrożenia przy braku kontroli

  • niekontrolowany wzrost kosztów,
  • brak wiedzy o wykorzystaniu urządzeń,
  • nieefektywne zarządzanie środowiskiem druku,
  • trudności z planowaniem wydatków.
3

Ochrona danych, RODO i NIS2

Bezpieczeństwo dokumentów to element bezpieczeństwa organizacji

Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne są częścią infrastruktury IT. Przetwarzają dokumenty, przechowują dane użytkowników, wysyłają skany i komunikują się z systemami firmowymi. Coraz częściej są również uwzględniane podczas audytów bezpieczeństwa oraz analiz związanych z ochroną danych osobowych i wymaganiami NIS2.

Brak odpowiednich procedur i zabezpieczeń może prowadzić do nieuprawnionego dostępu do dokumentów, utraty kontroli nad informacjami oraz problemów podczas audytów bezpieczeństwa.

Korzyści

  • większa kontrola nad dokumentami,
  • ograniczenie ryzyka wycieku danych,
  • wsparcie zgodności z RODO,
  • wsparcie organizacji objętych NIS2,
  • możliwość rejestrowania aktywności użytkowników,
  • lepsza ochrona danych klientów i pracowników.

Zagrożenia

  • wyciek danych osobowych,
  • nieuprawniony dostęp do dokumentów,
  • brak możliwości odtworzenia historii działań użytkowników,
  • problemy podczas audytów i kontroli,
  • ryzyko strat finansowych i wizerunkowych.
4

Centralne zarządzanie środowiskiem druku

Jedna polityka, jeden system i jeden partner

W wielu organizacjach funkcjonuje kilka lub kilkanaście urządzeń różnych producentów, często rozmieszczonych w wielu lokalizacjach. Każde z nich jest zarządzane osobno, co utrudnia kontrolę kosztów, organizację serwisu oraz wdrażanie jednolitych zasad bezpieczeństwa.

Pomagamy uporządkować środowisko druku poprzez centralne zarządzanie urządzeniami, użytkownikami i procesami związanymi z drukiem oraz skanowaniem dokumentów.

Korzyści

  • centralne zarządzanie flotą urządzeń,
  • łatwiejsza administracja,
  • większa kontrola kosztów,
  • szybsze rozwiązywanie problemów,
  • jednolite zasady bezpieczeństwa,
  • jeden partner odpowiedzialny za środowisko druku.

Zagrożenia przy braku centralizacji

  • rozproszone zarządzanie urządzeniami,
  • trudności w kontroli kosztów,
  • większa liczba zgłoszeń i awarii,
  • brak spójnych standardów bezpieczeństwa,
  • wyższe koszty administracyjne.
Przewijanie do góry